Charges récupérables : de quoi parle-t-on ?
Les charges locatives récupérables, aussi appelées "charges locataires", sont les dépenses initialement payées par le propriétaire bailleur qu'il peut se faire rembourser par le locataire. Elles sont limitativement définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987, modifié à plusieurs reprises. Autrement dit, le propriétaire ne peut pas récupérer n'importe quelle dépense : seules celles figurant dans la liste réglementaire sont exigibles.
Une bonne maîtrise de ces charges est un pilier de la gestion locative. Surestimer les provisions expose à un remboursement important lors de la régularisation ; les sous-estimer crée un décalage de trésorerie. Cet article détaille l'ensemble des charges récupérables et les bonnes pratiques pour les gérer.
Les grandes catégories de charges récupérables
1. Ascenseurs et monte-charge
Les charges liées aux ascenseurs représentent souvent un poste important en copropriété. Sont récupérables :
- L'électricité de fonctionnement
- L'entretien courant : graissage, remplacement de petites pièces d'usure (câbles, poulies, contacts)
- Les visites périodiques obligatoires et les interventions de dépannage
- La réparation et le remplacement de petits éléments (boutons, voyants, serrures)
Ne sont pas récupérables : le remplacement de la cabine, du moteur, des portes palières ou de l'armoire de commande (ces éléments relèvent des grosses réparations à la charge du propriétaire).
2. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
Ce poste est généralement le plus important. Sont récupérables :
- La consommation d'eau froide et d'eau chaude (relevés individuels ou répartition)
- Le combustible ou l'énergie pour le chauffage collectif et la production d'eau chaude
- L'entretien courant des installations collectives (chaudières, pompes, radiateurs des parties communes)
- Le traitement de l'eau (adoucisseur, traitement anti-légionellose)
- Les frais de relevé des compteurs individuels
3. Parties communes intérieures
L'entretien des parties communes est largement récupérable :
- L'électricité des parties communes (halls, couloirs, escaliers, caves, parkings)
- Les produits d'entretien et le petit matériel de nettoyage
- La rémunération du gardien ou du concierge (à hauteur de 75 % si celui-ci assure le ménage et la sortie des poubelles, 40 % sinon)
- Les frais de nettoyage par une entreprise extérieure
- Le remplacement des ampoules et des minuteries
4. Espaces extérieurs
Pour les résidences disposant de jardins, cours ou espaces verts :
- L'entretien des espaces verts (tonte, taille, arrosage, remplacement des végétaux)
- L'entretien des aires de jeux et des équipements de loisirs
- Le balayage et le nettoyage des voies et cours
- L'éclairage extérieur
5. Taxes et redevances
Certaines taxes sont récupérables auprès du locataire :
- La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : c'est la charge récupérable la plus connue. Attention, seule la TEOM est récupérable, pas la part de gestion incluse dans l'avis d'imposition
- La redevance d'assainissement
- La taxe de balayage
Ne sont pas récupérables : la taxe foncière (sauf la TEOM), la contribution au fonds de travaux de la copropriété, les frais de syndic.
6. Équipements divers
- L'entretien de la ventilation mécanique (VMC)
- L'entretien des dispositifs de sécurité (interphone, digicode, vidéosurveillance des parties communes)
- L'entretien des installations de télévision collective et de l'antenne
- L'entretien des vide-ordures
Le mécanisme de provisions et régularisation
En bail de location vide, les charges sont obligatoirement récupérées sous forme de provisions mensuelles avec une régularisation annuelle. Le propriétaire doit :
- Fixer des provisions mensuelles basées sur le budget prévisionnel de la copropriété ou les dépenses réelles de l'année précédente
- Effectuer une régularisation au moins une fois par an, en comparant les provisions versées aux dépenses réelles
- Communiquer au locataire un décompte par nature de charges, un mois avant la régularisation
- Tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte
En bail meublé, le bailleur peut opter pour un forfait de charges (pas de régularisation) ou des provisions avec régularisation, selon ce qui est prévu dans le contrat.
La transparence sur les charges est un facteur de confiance avec vos locataires. Un décompte clair et détaillé prévient les contestations et renforce la qualité de la relation locative.
Les erreurs fréquentes à éviter
- Récupérer des charges non listées : ravalement de façade, honoraires du syndic, frais de procédure ne sont pas récupérables
- Oublier la régularisation : la loi Alur fixe un délai de prescription de 3 ans pour la récupération des charges. Au-delà, le propriétaire perd son droit de régularisation
- Ne pas fournir les justificatifs : le locataire a le droit de demander les pièces justificatives. Refuser ou ne pas les avoir est une faute du bailleur
- Confondre TEOM et taxe foncière : seule la ligne TEOM de l'avis d'imposition est récupérable, pas l'intégralité de la taxe foncière
Automatiser la gestion des charges
La régularisation des charges est l'une des tâches les plus fastidieuses de la gestion locative. Il faut collecter les décomptes de copropriété, ventiler les dépenses par catégorie, calculer les écarts avec les provisions et envoyer le décompte au locataire. Un oubli ou une erreur peut entraîner un litige.
Un logiciel gestion locative comme HelloRento simplifie cette gestion : suivi des provisions, calcul automatique de la régularisation, génération des quittances de loyer détaillées et archivage des justificatifs. La gestion locative en ligne vous permet de traiter vos charges en quelques clics, en toute conformité avec la réglementation.
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